Πιστοποίηση αλλοδαπών εγγράφων - Apostille

Η επισημείωση “Apostille”

Η επισημείωση “Apostille” είναι η απλοποιημένη πιστοποίηση των εγγράφων (συμπεριλαμβανομένων και των συμβολαιογραφικών πράξεων), για τη διεθνή χρήση τους σε όλα τα κράτη που εντάχθηκαν στην διάταξη του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης, «σχετικά με την επισημείωση». Ειδικότερα, οι υπογράφουσες χώρες συμφώνησαν στο παραπάνω πλαίσιο να αναγνωρίζουν τα δημόσια έγγραφα που είναι επικυρωμένα βάσει της «Apostille». Αυτό εξασφαλίζει ότι τα δημόσια έγγραφα που είναι πιστοποιημένα από την αρχή που αρχικά τα εξέδωσε ή από συμβολαιογράφο, δύνανται να αποκτήσουν άμεση ισχύ στις χώρες - μέλη του παραπάνω νομικού πλαισίου.

Συγκεκριμένα, η παραπάνω διάταξη της Σύμβασης της Χάγης, καθορίζει τους όρους μέσω των οποίων ένα έγγραφο που έχει εκδοθεί σε μια από τις υπογράφουσες χώρες μπορεί να πιστοποιηθεί (μέσω του “Apostille”) για νομικούς λόγους και σε όλα τα άλλα υπογράφοντα κράτη. 

Πρόκειται για μια διεθνή πιστοποίηση, η οποία μοιάζει με συμβολαιογραφική πράξη και προστίθεται σε έγγραφα που είναι υπογεγραμμένα από συμβολαιογράφο, δικηγόρο ή άλλο δημόσιο λειτουργό, όπως από γραμματέα δικαστηρίου.  Ειδικότερα, η κύρια λειτουργία του Apostille είναι να πιστοποιήσει τη γνησιότητα της υπογραφής στο έγγραφο (π.χ.: γραμματέας, προξενικός υπάλληλος, δικαστής, Δημόσιος Λειτουργός ή συμβολαιογράφος). Η επισημείωση πιστοποιεί και την ιδιότητα με την οποία το πρόσωπο που υπογράφει το έγγραφο ενήργησε και την ταυτότητα της κάθε σφραγίδας που τοποθετείται στο έγγραφο.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα έγγραφα θα πρέπει να πιστοποιηθούν από την επίσημη κυβέρνηση της χώρας όπου προέρχονται, πριν γίνουν αποδεκτά από τον προξενικό υπάλληλο της ξένης χώρας. Η διαδικασία αυτή είναι γνωστή ως «ταυτότητα της αλυσίδας», σύμφωνα με την οποία, θα πρέπει να υπάρχει μια αδιάσπαστη αλυσίδα των κυβερνητικών αξιωματούχων σε κάθε πιστοποιημένη υπογραφή (και σφραγίδα, σε ορισμένες περιπτώσεις) αρχικά στην πρώτη χώρα και στην συνέχεια, ο προξενικός υπάλληλος ή η πρεσβεία θα πρέπει να πιστοποιεί ότι το έγγραφο αναγνωρίζεται ως καθ’ όλα αυθεντικό στην τελικά αυτή χώρα προορισμού. Συνήθως η υπογραφή του προξενικού υπαλλήλου μπορεί να επικυρωθεί στη χώρα προορισμού. 

Εάν η χώρα, στην οποία υπάρχει λόγος χρησιμοποίησης κάποιων εκ των παραπάνω έγγραφων, ανήκει στις υπογράφουσες χώρες της Σύμβασης της Χάγης, τότε χρειάζεται η επισημείωση. 

 

Χώρες που δεν προσχώρησαν στη Σύμβαση της Χάγης

Εάν η χώρα στην οποία υπάρχει λόγος χρησιμοποίησης των εν λόγω  εγγράφων, δεν ανήκει στις υπογράφουσες χώρες της Σύμβασης της Χάγης, τότε χρειάζεται νομιμοποίηση (“legalization”) της Πρεσβείας. Έτσι, εάν κάποιος κατέχει ένα πιστοποιητικό γέννησης από το Πακιστάν και βρίσκεται στην Αθήνα, θα πρέπει να πάει στην πρεσβεία του Πακιστάν στην Αθήνα και να ζητήσει βοήθεια από το προσωπικό. Όσον αφορά στους Καναδούς πολίτες, τα έγγραφα που προορίζονται για χρήση στην Ελλάδα πρέπει να είναι πιστοποιημένα από τον Υφυπουργό των Εξωτερικών στην Οτάβα ή από το καναδικό προξενείο στην Ελλάδα. Όσον αφορά στις Ηνωμένες Πολιτείες, τα Apostilles συνήθως τοποθετούνται από τον γραμματέα της κάθε πολιτείας των ΗΠΑ. 

Όσον αφορά σε θέματα χορήγησης ή μη επισημείωσης (Apostille) σε έγγραφα που έχουν συνταχθεί στην Κύπρο και προσάγονται στις Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομίας και Οικονομικών, σύμφωνα με το υπ’ αριθμόν 1122798/1216/0006Δ/10.1.2008 έγγραφο του Υπουργείου Οικονομικών, ισχύουν τα εξής:

α) Για την κυκλοφορία δημόσιων εγγράφων μεταξύ Ελλάδας και Κύπρου δεν απαιτείται η θεώρηση Apostille, γιατί με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 12 της από 5ης Μαρτίου 1984 διμερούς Συμβάσεως μεταξύ των δύο αυτών χωρών (Ν.1548/1985), ορίζεται ότι τα έγγραφα αυτά έχουν ρητώς απαλλαγεί από την επικύρωση,

β) Για την κυκλοφορία ιδιωτικών εγγράφων μεταξύ των εν λόγω χωρών, απαιτείται η θεώρηση Apostille, δεδομένου ότι με τις διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 12 της προαναφερθείσας Σύμβασης δεν απαλλάσσονται από την επικύρωση. Επίσης,  οι εξουσιοδοτήσεις και τα πληρεξούσια, που συντάσσονται στην Κύπρο είτε από δικηγόρους είτε από πιστοποιούντες υπαλλήλους, εμπίπτουν στην κατηγορία των ιδιωτικών εγγράφων, καθώς δεν θεωρούνται δημόσια έγγραφα σύμφωνα με την Κυπριακή νομοθεσία και ούτε μπορεί να λεχθεί ότι συντάσσονται από πρόσωπα τα οποία θεωρούνται ως «δημόσια αρχή». Συνεπώς, οι εξουσιοδοτήσεις και τα πληρεξούσια, που έχουν συνταχθεί, κατά τα ανωτέρω, στο έδαφος της Κυπριακής Δημοκρατίας, πρέπει να φέρουν τη θεώρηση Apostille, όταν προσκομίζονται από τους ενδιαφερόμενους στις Υπηρεσίες του Υπουργείου (ΔΟΥ κ.λπ.), για τη διεκπεραίωση των υποθέσεών τους.

Το ίδιο ισχύει για όλες τις χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης όπως η Αγγλία, η Γαλλία, η Γερμανία, η Ιταλία, η Ισπανία κτλ. 

 

Το “Apostile” στο διεθνές επιχειρείν

Αξίζει να σημειωθεί ότι η σημασία της επισημείωσης ανάγεται κυρίως σε πρακτικό επίπεδο, όπως για παράδειγμα, χρειάζεται για την ίδρυση υποκαταστήματος αλλοδαπής εταιρείας στην Ελλάδα.

Συγκεκριμένα, οι προϋποθέσεις για τη λειτουργία υποκαταστήματος αλλοδαπής εταιρείας στην Ελλάδα ρυθμίζεται στο άρθρο 50 του ν. 2190/1920 και στα άρ. 57-58 του Ν. 3190/1955, σύμφωνα με τα οποία, προκειμένου για την ίδρυση υποκαταστήματος ξένης εταιρίας στην Ελλάδα, θα πρέπει αρχικά να ληφθεί ένας ελληνικός αριθμός φορολογικού μητρώου από την Δ.Ο.Υ. στην οποία υπάγεται το υποκατάστημα, καθώς και να υποβληθεί αίτηση για την ίδρυση υποκαταστήματος. 

Τα βασικά έγγραφα που απαιτούνται για αυτό και πρέπει να περιέχουν την επισημείωση είναι: 

• Το καταστατικό της αλλοδαπής επιχείρησης (με apostille)

• Απόσπασμα από το εμπορικό μητρώο της αλλοδαπής εταιρείας (για το ελάχιστο κεφάλαιο εταιρείας περιορισμένης ευθύνης € 4.500 ή € 60.000 για ανώνυμη εταιρία- με apostille).

• Πιστοποιητικό ύπαρξης (Certificate of Incorporation), μη πτώχευσης (Certificate of Good Standing) και ενημερότητα (Tax Certificate) από την εφορία που είναι αρμόδια για την αλλοδαπή εταιρεία (με apostille).

Άλλες δραστηριότητες που απαιτούν την επισημείωση των εγγράφων είναι: η εγκατάσταση γραφείου αντιπροσώπευσης (Rep Office), ο ορισμός Φορολογικού Αντιπροσώπου για χώρες εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης για σκοπούς ΦΠΑ, η απόκτηση ακινήτου από Αλλοδαπή Εταιρία, η συμμετοχή αλλοδαπού νομικού προσώπου (Holding) σε ημεδαπό νομικό πρόσωπο και άλλα.

 

Αρμόδιες υπηρεσίες θεώρησης

Τέλος, και όσον αφορά στο διαδικαστικό τμήμα, αρμόδιες Αρχές για την υπογραφή των εγγράφων στα οποία χρειάζεται να τεθεί η σφραγίδα APOSTILLE-Επισημείωση είναι οι Γενικές Αστυνομικές Διευθύνσεις για τα έγγραφα που εκδίδονται από αυτές και οι αρμόδιες Νομαρχίες για έγγραφα που εκδίδονται από άλλες υπηρεσίες του Δημοσίου. 

Στην Αθήνα, αρμόδια για να τη χορήγηση της Σφραγίδας της Χάγης είναι η Διεύθυνση της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Αττικής (Κατεχάκη 56 Ελληνορώσων, 2ος όροφος, Τηλ: 213 2035 693-695-702-703). Για την Ανατολική Αττική, αρμόδια είναι η Διεύθυνση Αστικής Κατάστασης (Λ. Σπάτων 65, Γέρακας ,Τηλ: 210 6600951 & 210 6600999). Για τον Πειραιά, τη Δυτική Αττική και τα Νησιά είναι η Διεύθυνση Αστικής Κατάστασης (Ευριπίδου 50, Πειραιεύς, Τηλ: 210 4137739 & 210 4224062). 

Για να μπορεί η Νομαρχία (Νομαρχιακή Αυτοδιοίκηση) να ελέγχει τη γνησιότητα των εγγράφων που προσκομίζονται από τους ενδιαφερόμενους προκειμένου να χορηγηθεί επισημείωση (τίθεται σφραγίδα APOSTILLE-Επισημείωση ), τηρεί δείγμα της υπογραφής και τα στοιχεία αυτών που έχουν ορισθεί να υπογράφουν τα έγγραφα αυτά. 

Διευκρινίζουμε ότι οι Ελληνικές Αρχές δεν μπορούν να επικυρώνουν με τη σφραγίδα της Χάγης έγγραφα που έχουν συνταχθεί στην Αγγλική ή άλλη γλώσσα, ακόμα και αν αυτά προέρχονται από Ελληνικές Υπηρεσίες. Συνεπώς προκειμένου να σφραγιστεί ένα τέτοιο έγγραφο, πρέπει πρώτα να έχει μεταφραστεί επίσημα από την αρμόδια πρεσβεία.

 

Σχετικό πλαίσιο

Η Διεύθυνση Οργάνωσης του Υπουργείου Οικονομικών έχει προβεί στη δημοσίευση μίας σειράς εγγράφων αναφορικά με τις χώρες που δεν απαιτείται η επισημείωση εγγράφων με την σφραγίδα της Χάγης. Σύμφωνα με την Δ6Δ 1092032 ΕΞ 19.6.2014, από την 1η Ιουνίου 2014, έγγραφα προερχόμενα από τις χώρες Αυστρία, Ισπανία, Γαλλία, Ιταλία, Λουξεμβούργο, Ολλανδία, Πορτογαλία, Τουρκία, Πολωνία και Ελλάδα, απαλλάσσονται από την υποχρέωση επικύρωσης ή οποιασδήποτε ισοδύναμης διατύπωση.

Οδηγίες δόθηκαν κατά το παρελθόν από:

• Δ. ΟΡΓ. Δ 1172275 ΕΞ 2017
• 35593/2017
• Δ. ΟΡΓ. Δ 1095352 ΕΞ 2017
• 275/29.1.2014
• 1059356/627/0006Δ/3.6.2008 
• 1122798/1216/0006Δ/10.1.2008
• 1109071/1057/0006Δ/14.11.2007
• 1032348/346/0006Δ/3.4.2007
• 1047385/542/0006Δ/25.5.2006